Il lavoro a distanza è una modalità lavorativa sempre più utilizzata. Prima dell’avvento del COVID-19, molte aziende avevano già sperimentato o implementato varie forme di lavoro a distanza, per esempio assumendo dipendenti a distanza o permettendo ai dipendenti di lavorare da casa part-time. Durante la pandemia, il 34,1% degli americani ha iniziato a lavorare da casa, e si stima che il 37% dei lavori negli Stati Uniti possano essere svolti in remoto. Infatti, molte grandi aziende tecnologiche, come Quora e Twitter, hanno annunciato che permetteranno ai dipendenti di lavorare da casa a tempo indeterminato.
Le riunioni virtuali
Per una corretta riuscita del lavoro da remoto, le riunioni virtuali sono uno strumento fondamentale, a causa della necessità di collaborazione sincrona in assenza di interazioni face to face. Il multitasking durante le riunioni online è un fenomeno che riguarda, in maniera più o meno importante, tutti i partecipanti ai meeting. Tuttavia, attualmente abbiamo una comprensione limitata di tale fenomeno nelle riunioni a distanza e del suo potenziale impatto. Un gran numero di lavori si è concentrato su come il multitasking influenzi l’attenzione sul posto di lavoro, concentrandosi principalmente sulla distrazione causata a un compito in corso che viene interrotto da un’altra attività.
Lo studio
Un recente articolo prende in esame il comportamento multitasking nelle riunioni a distanza attraverso l’analisi di un set di dati telemetrici su larga scala raccolti da Febbraio a Maggio 2020 dai dipendenti Microsoft degli Stati Uniti e uno studio-diario che ha coinvolto 715 persone.
Di seguito le domande che hanno guidato lo studio in questione, e i relativi risultati:
1 – Quanto multitasking avviene durante le riunioni a distanza?
I risultati dimostrano che nel 30% circa delle riunioni virtuali le persone si distraggono scrivendo/leggendo e-mail (e-mail multitasking) mentre nel 24% circa visionando/modificando file (files multitasking). Il fatto di poter accendere e spegnere liberamente audio e video incoraggia il multitasking.
2 – Quali fattori sono associati al multitasking durante le riunioni a distanza?
Esistono fattori intrinseci ed estrinseci.
I fattori intrinseci comprendono:
- Durata del meeting e numero di partecipanti. I meeting lunghi e che coinvolgono molte persone incoraggiano maggiormente comportamenti multitasking.
- Orario del meeting. I meeting organizzati al mattino sono maggiormente associati a comportamenti multitasking.
- Ricorrenza e rilevanza dei meeting. Il multitasking avviene maggiormente in meeting ricorrenti e talvolta poco utili (come call periodiche di update).
I fattori estrinseci comprendono:
- Restrizioni temporali. Le persone riferiscono di fare multitasking durante le riunioni per mettersi in pari con altri lavori.
- Contesto. Le persone fanno multitasking durante le riunioni a causa delle distrazioni esterne (notifiche pop up, presenza di altre persone etc.).
3 – Cosa fanno le persone durante il multitasking nelle riunioni a distanza?
I partecipanti hanno riferito che durante alcuni meeting si dedicano sia ad altre attività lavoro-correlate (come rispondere alle mail, lavorare su altri progetti etc.) che ad attività non lavorative (come mangiare, bere, riordinare la postazione di lavoro, utilizzare i social network etc.).
4 – Quali sono le conseguenze del multitasking durante le riunioni a distanza?
Il multitasking può portare sia a conseguenze positive, come l’aumento della produttività, che a conseguenze negative, come la perdita di attenzione e di coinvolgimento, l’aumento dell’affaticamento cognitivo e la mancanza di rispetto verso gli altri partecipanti al meeting virtuale.
Consigli pratici
I risultati suggeriscono importanti linee guida di best-practice per le riunioni a distanza:
- Evitare le riunioni importanti al mattino. Il cosiddetto “e-mail multitasking” si verifica più spesso al mattino, il che coincide con il fatto che la ricezione di e-mail è più frequente al mattino.
- Ridurre il numero di riunioni inutili. Molti partecipanti hanno dichiarato di dedicarsi al multitasking quando scoprono che il contenuto delle riunioni non li riguarda, specialmente in meeting di condivisione delle informazioni e in meeting quotidiani di stand up.
- Accorciare la durata delle riunioni e inserire delle pause. Le riunioni più lunghe sono maggiormente associate a un comportamento multitasking.
- Incoraggiare il contributo attivo del numero appropriato di partecipanti. Molti partecipanti riferiscono di fare multitasking perché non hanno contributi attivi da dare alla discussione in corso.
