La progettazione dello spazio dell’ufficio può influenzare il modo in cui i lavoratori si muovono e interagiscono sul posto di lavoro, il che può avere implicazioni per la salute e la produttività.

Una recente rassegna della letteratura ha esaminato gli aspetti di progettazione degli spazi di lavoro associati ai tempi di seduta, e quindi alla sedentarietà sul posto di lavoro, che alle interazioni faccia a faccia tra colleghi, fondamentali per la condivisione di conoscenze. Poiché i lavoratori trascorrono buona parte del loro al lavoro, le abitudini fisiche e sociali in ufficio avranno effetti importanti sia per la loro vita privata che per quella lavorativa, in termini di salute e produttività. Pertanto, progettare gli spazi di lavoro al fine di ridurre il tempo di seduta e promuovere le interazioni tra colleghi può essere vantaggioso sia per i singoli lavoratori che per le organizzazioni in cui lavorano.

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Tipologia di ufficio

Per quanto riguarda la tipologia di ufficio, è emerso che negli open space i lavoratori hanno tempi complessivi di seduta più brevi rispetto agli uffici chiusi, nonché singoli periodi di seduta ridotti. Anche una migliore visibilità dei colleghi, favorita dall’assenza di barriere visive, è associata a un accorciamento dei tempi di seduta.

Vicinanza dei colleghi

La vicinanza dei colleghi, favorita dalla prossimità delle postazioni di lavoro, è correlata a interazioni faccia a faccia più lunghe e frequenti, indipendentemente dall’appartenenza o meno allo stesso team. Queste sono sì più frequenti negli uffici open space, ma anche più brevi rispetto a quanto osservato negli uffici chiusi.

Organizzazione spaziale

La rassegna ha esaminato anche aspetti di organizzazione spaziale come la connettività e integrazione dello spazio di lavoro, che descrivono la disposizione dell’ufficio rispetto all’edificio che lo ospita. La connettività è un fattore circoscritto che riguarda il numero di spazi adiacenti immediatamente raggiungibili dall’ufficio. L’integrazione invece è una misura di accessibilità complessiva dell’ufficio rispetto all’edificio, in quanto misura il numero di svolte necessarie a raggiungere qualsiasi altro spazio a partire dall’ufficio.

Tuttavia, sia per la connettività che per l’integrazione non è stato osservato un pattern di associazione sistematico né per la durata della seduta né per la qualità delle interazioni faccia a faccia. È  quindi possibile che connettività e integrazione non siano fattori determinanti per questi due aspetti della vita lavorativa. In alternativa, potrebbero essere importanti ma condizionati da ulteriori fattori di progettazione che non sono stati debitamente considerati negli studi esaminati.

Caratteristiche ottimali

Sembra dunque che gli uffici a pianta aperta e privi di barriere visive siano la tipologia più ideale per contrastare la sedentarietà nelle ore lavorative, poiché associati a tempi di seduta ridotti e pause più frequenti. Gli uffici chiusi favoriscono invece interazioni meno frequenti ma più intense, forse in virtù del maggior senso di privacy e sicurezza rispetto agli open space, oppure perché ci si sente meno di disturbo per i colleghi. Rispetto alle modalità di interazione, è interessante notare che è stato anche osservato un incremento delle comunicazioni via email dopo la ristrutturazione di un ufficio da chiuso ad aperto. Questi risultati forniscono quindi importanti indicazioni per modificare gli spazi degli uffici per incoraggiare movimento e interazione. Per esempio, potrebbe essere utile fornire un open office di spazi adeguati per agevolare la comunicazione tra colleghi senza recare disturbo agli altri lavoratori.

Pensare l’ufficio post COVID-19

Quanto detto sopra si scontra almeno in parte con quelle che saranno le necessità di progettazione degli spazi di lavoro nell’era post COVID-19. In particolare, sarà probabilmente necessario soddisfare requisiti di distanziamento tra lavoratori. Potrebbero inoltre essere più frequenti modalità di lavoro miste tra ufficio e smart working, con conseguente riduzione delle interazioni spontanee tra colleghi, e quindi di momenti di socialità e condivisione di conoscenza. Questo rende ancora più importante trovare una soluzione di compromesso che integri il rispetto delle nuove normative alle buone pratiche di design evidenziate sopra. In tal senso la rassegna avanza delle possibili soluzioni: uffici semichiusi con spazi aperti per interazione e condivisione, e divisori trasparenti tra postazioni in uffici a pianta aperta. In questo modo la visibilità dei colleghi, che abbiamo visto essere importante per le interazioni, non andrebbe a discapito delle strategie di prevenzione.

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