Per molte persone, le riunioni video non-stop sono un segno distintivo dell’era pandemica. Finisce una conversazione, ne inizia un’altra e troppo spesso non c’è la possibilità di alzarsi, sgranchirsi le gambe, bere un bicchiere d’acqua o semplicemente schiarirsi le idee.

Lo studio

Una ricerca recentemente condotta dallo Human Factors Lab di Microsoft ha cercato di dimostrare scientificamente la “pericolosità” delle riunioni non-stop, un problema urgente nella nuova era di lavoro remoto e ibrido. I ricercatori hanno chiesto a 14 persone di partecipare a riunioni video indossando una cuffia per l’elettroencefalografia (EEG) che monitora l’attività elettrica del cervello.

I volontari hanno partecipato a due diverse sessioni di riunioni:

• In un giorno hanno partecipato a quattro riunioni di mezz’ora senza pausa tra l’una e l’altra, con ogni chiamata dedicata a compiti diversi, come la progettazione di un layout per l’ufficio o la creazione di un piano di marketing.
• In un altro giorno, le quattro riunioni di mezz’ora sono state intervallate da pause di 10 minuti. Invece di passare frettolosamente da una riunione all’altra, durante le pause i partecipanti hanno meditato con una app dedicata.

La ricerca ha evidenziato tre aspetti principali

Aspetto # 1

Le pause tra le riunioni consentono al cervello di “resettarsi”, riducendo l’accumulo di stress tra i vari meeting. Come dimostrato da studi precedenti, in due ore consecutive di riunioni l’attività media delle onde beta – quelle associate allo stress – è aumentata nel tempo. In altre parole, lo stress continuava ad accumularsi. Ma quando ai partecipanti è stata data la possibilità di riposare con la meditazione, l’attività beta è diminuita, consentendo un “reset” del cervello. Questo reset ha fatto sì che i partecipanti iniziassero la riunione successiva con uno stato mentale più rilassato. Inoltre, il livello medio delle onde beta si è mantenuto costante per quattro riunioni, senza accumulo di stress.
L’antidoto alla stanchezza da riunione è semplice: fare brevi pause. Il cervello funziona in modo diverso quando si fanno delle pause. Prendersi una pausa tra una videochiamata e l’altra evita che lo stress si accumuli.

L’immagine raffigura l’attività delle onde beta, associata allo stress, nel cervello dei partecipanti allo studio. Nel cervello dei partecipanti a cui sono state concesse delle pause (BREAK), l’attività media delle onde beta è rimasta sostanzialmente costante nel tempo. Di contro, nel cervello dei partecipanti che sono stati privati delle pause (NO BREAK), l’attività media delle onde beta è aumentata con il passare del tempo, suggerendo un accumulo di stress. Illustration by Brown Bird Design.

Aspetto # 2

Le riunioni consecutive possono ridurre la capacità di concentrazione e di impegno. Quando i partecipanti hanno fatto delle pause di meditazione, i pattern di onde cerebrali hanno mostrato livelli positivi di asimmetria alfa frontale, che è correlata a un maggiore impegno durante la riunione. Senza pause, i livelli erano negativi, il che suggerisce che i partecipanti erano distratti o meno impegnati nella riunione. Questo dimostra che quando il cervello è sottoposto a stress, è più difficile rimanere concentrati e impegnati.

Aspetto # 3

Il passaggio da una riunione all’altra può essere fonte di forte stress. Per i partecipanti privati delle pause, i ricercatori hanno anche notato che il periodo di transizione tra una videochiamata e l’altra causava un aumento dell’attività beta, o dei livelli di stress.
Questo potrebbe essere dovuto al fatto che “si arriva alla fine di una riunione, si sa che ce n’è un’altra in arrivo e si deve cambiare marcia e usare il cervello per pensare a qualcos’altro”, spiega uno degli autori dello studio.
Per questi partecipanti, l’attività delle onde beta è aumentata di nuovo con l’avvio delle nuove riunioni. Quando le persone facevano delle pause di meditazione, invece, l’aumento dell’attività beta diminuiva tra una riunione e l’altra e l’aumento all’inizio della riunione successiva era molto più delicato e regolare.

Strategie per massimizzare la produttività

Gli stessi autori dello studio hanno raccolto alcuni consigli scientifici su come ritagliarsi del tempo tra una riunione e l’altra, sfruttare al meglio i momenti di pausa e rendere le riunioni più efficaci e stimolanti.

• Cambiate mentalità. Sebbene possa sembrare più produttivo fare le ore piccole, le ricerche dimostrano che è vero il contrario. Considerate le pause lontano dal computer come una parte essenziale della vostra giornata lavorativa.
• Trovate delle attività che calmino la vostra mente. La meditazione è un modo efficace per rilassarsi e ricaricarsi tra una riunione e l’altra, ma altri studi dimostrano che anche l’attività fisica, come la camminata, è molto utile.
• Prendete in considerazione modalità di comunicazione alternative. Prima di programmare una videochiamata, chiedetevi se ci sia davvero bisogno di una riunione sull’argomento in questione. Gli argomenti più dinamici, creativi o emotivi possono richiedere una riunione, mentre i controlli sullo stato di avanzamento possono beneficiare di una collaborazione documentale, di un’e-mail o di una notifica in chat.
• Rendete le riunioni più organizzate. Le riunioni migliori, e spesso più brevi, sono più intenzionali. Le migliori pratiche, come la creazione e l’invio di un ordine del giorno in anticipo, la scelta accurata dei partecipanti e il passaggio a un riepilogo per gli ultimi cinque minuti, renderanno più facile raggiungere gli obiettivi in meno tempo.
• Mantenete i partecipanti impegnati e stimolati. Nelle riunioni virtuali può essere difficile intervenire da remoto. Un moderatore può aiutare a garantire l’inclusione di tutti i partecipanti.

Mindfulness e benessere cognitivo

Lo studio condotto da Microsoft ha messo in luce come la Mindfulness possa essere un valido alleato per controllare i livelli di stress tra una riunione e l’altra. Si tratta di una tecnica di meditazione estremamente versatile, che una volta appresa può essere praticata con discrezione in qualsiasi contesto e in qualsiasi momento della giornata.

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